Cómo mejorar nuestra productividad (y evitar la procrastinación)

Los expertos en time management (gestión del tiempo) explican siempre la regla del 80/20, que consiste en recordar que el 80% de las tareas importantes que tenemos que hacer cada día consiste sólo en el 20% del total de tareas pendientes. Así pues, dedicando un poco de tiempo a organizar las tareas por prioridades seremos más productivos, y evitaremos el estrés y la sensación de culpa por no aprovechar mejor nuestro tiempo.

Existen varios programas para planificar y organizar las tareas, pero básicamente consisten en algo que se puede hacer con lápiz y papel si eres de la vieja escuela o poco amigo de las nuevas tecnologías: hay que escribir una lista de todo lo que tenemos pendiente y organizarlo por orden de prioridad (alta-media-baja, A-B-C, rojo-naranja-verde…). Al principio de cada día, revisamos la lista y empezamos a resolver las tareas más importantes. A lo largo del día, vamos tachando las que hacemos y añadiendo las nuevas. Al final del día, revisamos la lista y reasignamos las prioridades, de forma que al día siguiente podamos empezar de nuevo con las tareas más importantes.

A veces es mejor parar unos minutos para pensar. La persona que más se mueve no es necesariamente la más productiva. Si nos tomamos un tiempo para revisar las nuevas tareas que nos han surgido, puede que estemos dedicando tiempo a tareas menos importantes, o que podamos agrupar varias tareas que pueden resolverse a la vez (p.e. ir a comprar y pasar por Correos, en lugar de hacer dos viajes por separado).

Una de las causas de no enfrentarnos a una tarea puede ser que la vemos como algo complicado o muy largo. En este caso, podemos intentar dividirla en tareas más simples o en diversos pasos, de forma que tengamos por donde empezar, cómo avanzar progresivamente y dónde dejarlo cada vez que necesitemos parar. El propio hecho de sacar por fin algo adelante nos animará a seguir con ello y poder terminarla.

Para evitar la frustración, es bueno saber de cuánto tiempo disponemos cada día. Si tenemos reuniones, visitas médicas o cualquier otra cita concertada ese día, el tiempo del que disponemos para resolver tareas es mucho menor. Es bueno ser consciente de ello para no querer abarcar más de lo humanamente posible.

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